Chuyên cung cấp tài liệu


Trang web GiangVien.Net cung cấp các tài liệu cho sinh viên
Đếm Web miễn phí
Từ khóa cần tìm:

Các tiện ích phục vụ cho Microsoft Outlook

Thứ tư - 24/09/2008 14:08

Microsoft Outlook cũng là một trình email client dùng để kiểm tra, quản lý email trên desktop tương tự Outlook Express nhưng có nhiều chức năng hơn như Todo-List, Calendar... Ngoài những chức năng sẵn có, các tiện ích sau sẽ giúp ích thêm cho việc sử dụng Microsoft Outlook hiệu quả hơn.

Xobni

Khi số lượng email quá tải, việc duyệt qua các email sẽ trở nên khá khó khăn nên 1 tiện ích hỗ trợ tìm kiếm email, liên hệ... như Xobni sẽ là điều cần thiết.

Xobni Analytics sẽ cung cấp các phần thông tin thống kê hữu ích

Khi hoạt động, Xobni như là một thanh công cụ của Outlook. Cho mỗi email, Xobni hiển thị thông tin của người gửi và kèm theo tất cả những thông tin trao đổi qua lại mà bạn đã thực hiện với người đó trước đây. Điều này giúp bạn theo dõi liên tục được những gì đã trao đổi với đối tác hay người thân.

Các thông tin hiển thị khá chi tiết sẽ giúp ích nhiều hơn bạn mong muốn. Hơn nữa, Xobni Analytics là công cụ giúp ích cho phần thống kê, tổng hợp các thông tin về email mà bạn sử dụng như thời gian trung bình mà bạn xử lý, phản hồi email trong ngày, tuần hay tháng.

Xobni hoàn toàn miễn phí, hoạt động như là một add-in của Microsoft Outlook 2003 và 2007. Người dùng có thể tải về tại đây.

Lookeen

Công cụ này là một add-in cho Outlook 2003, 2007 thực hiện công việc tìm kiếm nhanh và quản lý các email. Tương tự Xobni, Lookeen gắn kết chặt chẽ với Outlook, thực thi công việc của mình khá tốt như hiển thị tất cả email của 1 địa chỉ liên hệ.

Lookeen gắn kết với Outlook qua 1 thanh bar nhỏ với các biểu tượng màu sắc đẹp mắt

Lookeen sắp xếp chỉ mục cho tất cả email rồi thực hiện công việc quản lý và tìm kiếm nhanh chóng hơn nên thời gian ban đầu sử dụng Lookeen, bạn sẽ phải chờ đợi một khoàng thời gian nhanh chậm tùy thuộc vào số lượng email đang có trong inbox của bạn.

Bạn có thể dùng thử Lookeen trong 14 ngày hay mua tiện ích này với giá 39,80 USD.

SendShield

Những thông tin nhạy cảm trong các tập tin được gửi qua email sẽ có thể bị lộ ra mà bạn không hề hay biết. SendShield hoạt động tương tự MetaData Analyzer đã được giới thiệu ở phần trước, nó sẽ hiển thị thông tin nhạy cảm của các tập tin để bạn chọn lựa những phần nào nên xóa đi. Thông tin ẩn bên trong khi xóa đi chỉ áp dụng lên 1 bản tập tin sao chép mà bạn gửi, tập tin gốc vẫn còn giữ nguyên như ban đầu.

Ngoài ra, SendShield còn có 1 tính năng hữu ích trong phiên bản Professional là chuyển đổi định dạng văn bản sang định dạng PDF để ngăn chặn những thông tin ẩn đi kèm, gắn kết tập tin PDF vào email để gửi đi nhanh chóng.

SendShield là phần mềm thương mại với giá 59,95 USD (bản Standard) và 79,95 USD (bản Pro), tải về dùng thử tại đây.

Outlook Duplicate Items Remover

Nhiệm vụ của Outlook Duplicate Items Remover đúng như tên gọi của nó, gỡ bỏ những phần thông tin trùng lặp như email hay địa chỉ liên hệ. Đây là lỗi thường gặp khi khôi phục lại dữ liệu Outlook từ các phiên bản trước đó.

Outlook Duplicate Items Remover sẽ lưu giữ lại những phần đã xóa để phòng khi cần khôi phục. Tiện ích miễn phí này có thể tải về tại đây.

Kopf Outlook Attachment Remover

Microsoft Outlook lưu trữ toàn bộ email và tập tin đính kèm (attachment) trong một tập tin lưu trữ *.pst nên dung lượng của tập tin này sẽ gia tăng nhanh chóng theo số lượng email. Outlook sẽ tải chậm chạp hơn khi tập tin *.pst này phình to, thậm chí làm treo máy.

Giao diện thiết lập của Kopf Outlook Attachment Remover

Kopf Outlook Attachment Remover (KOAR) giúp xóa các tập tin đính kèm trong *.pst để tránh cho tập tin này quá tải, sao lưu chúng vào 1 nơi khác trên ổ cứng nhưng vẫn liên kết đến email tương ứng. KOAR thực hiện công việc trên toàn thư mục hay theo từng email riêng biệt tùy theo bạn thiết lập.

KOAR miễn phí, có thể tải về tại đây.

OutlookTools

Microsoft Outlook với các phiên bản 2003 hay 2007 trở về sau là một chương trình tương đối phức tạp với nhiều chức năng nằm trong nhiều tầng của menu. Do đó, nhiều tính năng có sẵn mà bạn khó lòng biết đến. Trong hoàn cảnh này, Outlook Tools thực sự hữu dụng khi trợ giúp cấu hình Outlook được dễ dàng hơn. Truy xuất đến công cụ khắc phục lỗi, xử lý trục trặc trong tập tin lưu trữ *.pst hay tình trạng khóa các định dạng tập tin bừa bãi với lý do bảo mật.

Phần thông báo email mới có thể được chau chuốt hơn nhờ Outlook Tools. Yêu cầu .NET Framework, Outlook Tools là tiện ích miễn phí có thể tải về tại đây.

MAPILab Toolbox for Outlook

Công cụ này mang đến 18 add-on cho Outlook như kiểm tra xem bạn có quên đính kèm tập tin vào email trước khi gửi đi hay chưa trong khi add-on khác cho phép bạn chọn lựa tập tin đính kèm nào sẽ được bảo mật và cái nào thì không. Phần add-on định ngày giờ để một email được gửi đi, gửi hàng loạt email hay tự điền nội dung trong email... sẽ là các chức năng thú vị mà MAPILab Toolbox for Outlook mang lại.

MAPILab Toolbox for Outlook gắn kết trực tiếp vào Outlook nên người dùng có thể bật/tắt tùy ý. Công cụ có giá 24 USD, thích hợp cho các doanh nghiệp, có thể dùng thử tại đây.

Kỳ 3: Các tiện ích phục vụ cho Microsoft Word và PowerPoint

Tác giả bài viết: Quang Tùng - GiangVien.Net

Nguồn tin: PCAdvisor

Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá
Click để đánh giá bài viết
Comment addGửi bình luận của bạn
Mã chống spamThay mới

Những tin mới hơn

Những tin cũ hơn

 
(Chú ý: Website đang trong giai đoạn hoạt động thử nghiệm, đang định xin giấy phép MXH của Bộ TT & TT)
Lên đầu trang