| Qua sơ đồ tổ chức của Chi nhánh chúng ta cũng có thể nhận thấy các phòng ban có liên hệ mật thiết với giám đốc và giám đốc sẽ chịu trách nhiệm giám sát mọi hoạt động của các phòng ban này. Tuy nhiên giữa các phòng ban cũng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau điều đó được thể hiện qua những quy định của Chi nhánh về chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban, cụ thể như sau:
Giám đốc :
- Là người chịu trách nhiệm quản lý Chi nhánh và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng giám đốc Tổng Công ty.
- Là người đại diện hợp pháp của Chi nhánh và có sự hội ý của tổng giám đốc để thực hiện các kế hoạch kinh doanh và chiến lược phát triển đã được TGĐ quyết định.
- Thực hiện các hoạt động kinh doanh hàng ngày của Chi nhánh theo sự hướng dẫn của TGĐ.
- Giám đốc Chi nhánh được phép tuyển dụng, chỉ định và đuổi việc nhân viên của Chi nhánh phù hợp với luật pháp Việt Nam và phải có sự đồng ý của TGĐ Tổng Công ty.
- Giám đốc Chi nhánh chịu trách nhiệm lập ngân sách và kế hoạch kinh doanh năm của Chi nhánh cho mỗi năm tài chính và được gửi về trụ sở chính để trình lên TGĐ để xin sự chấp thuận và phải bao gồm các thông tin khái quát về:
+ Huy động và sử dụng vốn
+ Dự toán về các khoản thu, chi tổng thể của Chi nhánh
+ Tuyển dụng và phát triển nhân viên Là một phòng quan trọng và nằm dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc Chi nhánh. Chức năng nhiệm vụ của phòng này:
- Đưa ra các kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát về các chiến lược quảng cáo và bán hàng trong nước cũng như nước ngoài.
- Thực hiện việc xúc tiến các hoạt động cho vận chuyển hàng hoá.
- Xác định các chính sách về giá, chính sách về hải quan cho việc chở hàng.
- Làm việc với hàng không để đặt được chỗ tốt nhất trong chuyến bay, với bên hàng hải để có được chỗ trên các chuyến tàu.
- Xem xét sự thay đổi về giá cả và những khả năng thay đổi tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của Chi nhánh.
- Báo cáo với giám đốc Chi nhánh toàn bộ các công việc thực hiện và các chính sách về vận chuyển hàng hoá
Trên đây là nhiệm vụ chung của phòng nhưng cụ thể hơn về lĩnh vực Marketing là:
- Phải phối hợp với các phòng ban khác để dự đoán, xác định và thoả mãn lợi ích của khách hàng mục tiêu.
- Trợ giúp cho giám đốc bán hàng tìm kiếm cơ hội để mở rộng dịch vụ của Chi nhánh chặt lọc thông tin xuất nhập khẩu để vạch kế hoạch quảng cáo kịp thời.
- Giám sát các điều kiện thị trường và phản ánh yêu cầu đặc điểm của khách hàng với giám đốc.
- Luôn liên lạc với hải quan để biết kế hoạch xuất nhập khẩu và duy trì mối quan hệ tốt với họ.
- Tìm kiếm các khách hàng mới cho Chi nhánh.
- Khi chấp nhận đơn đặt hàng của khách hàng phòng này phải gửi bảng dự kê giá, đưa ra tất cả cước phí vận chuyển hàng không và những phí liên quan khác cho khách hàng.
- Thông báo với phòng khách hàng về chỗ cho lô hàng và kiểm tra với hàng không về việc đặt chỗ. Trao đổi với khách hàng về cách tốt nhất và tiết kiệm nhất cho việc vận chuyển hàng hoá của họ.
- Trợ giúp giám đốc liên lạc với mạng lưới đại lý của nước ngoài để thực hiện được việc gửi hàng một cách tốt nhất.
Phòng khách hàng:
Với đặc điểm kinh doanh là các dịch vụ giao nhận hàng hoá nên phòng khách hàng của Chi nhánh có vai trò quan trọng trong việc giúp cho Chi nhánh giữ được khách hàng và duy trì mối quan hệ tốt với họ. Chức năng nhiệm vụ cụ thể của phòng khách hàng như sau :
- Chịu trách nhiệm sắp xếp chỗ đặt hàng trên tàu và đặt chỗ trong những chuyến tàu sắp tới.
- Liên hệ với những người lãnh đạo trong tổ chức để có được chỗ trong các chuyến bay của JAL.
- Trợ giúp giám đốc Chi nhánh liên lạc với mạng lưới đại lý nước ngoài trong việc gửi hàng hoá.
- Gửi nhận tất cả những chỗ đã đặt và đã được xác nhận bởi hàng không và Fax đến khách hàng.
- Gửi cho khách hàng những thông tin về thời hạn cuối cùng để giao hàng đến sân bay, thông báo thời gian bốc dỡ hàng thích hợp để tránh phải trả phí lưu hàng.
- Chuẩn bị các thông tin cần thiết và làm giảm bớt hàng hoá trong kho hải quan.
- Sắp xếp, kiểm tra chi tiết và fax đến các đại lý nước ngoài trong việc xếp hàng xuất nhập khẩu.
- Chuyển tất cả các thông tin về những chỗ đã đặt cho chuyến hàng, và những dịch vụ đã được khách hàng yêu cầu tới phòng giao dịch.
- Trợ giúp cho phòng Marketing liên lạc thường xuyên với những đơn vị vận chuyển để sắp xếp các chỗ trên các chuyến bay, chuyến tàu.
- Phối hợp với phòng Marketing và phòng giao dịch để mở rộng dịch vụ của Chi nhánh.
- Trợ giúp cho các nhân viên trong phòng giao dịch trong việc yêu cầu khách hàng thực hiện bốc dỡ hàng hoá.
- Báo caó các công việc trực tiếp với giám đốc Chi nhánh. |
